Integritetspolicy

1. Vem ansvarar för uppgifterna?

AssistFai Demoföretag AB är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om personal, kunder som får assistans, företrädare och anhöriga. Kontakta oss via Meddelanden eller Hjälp i appen.

Tizfai Technologies AB, org.nr 559284-7379, Kumminvägen 1, 611 46 Nyköping, levererar tjänsten och är vårt personuppgiftsbiträde enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal. Tizfai Technologies AB är själv personuppgiftsansvarig bara för det som behövs för att hålla tjänsten säker och fungerande, som inloggningar och säkerhetsloggar, och för sin kundrelation med oss.

2. Vilka uppgifter behandlas?

• Personal: namn, personnummer, kontaktuppgifter, anställning, schema, arbetad tid, frånvaro, lön, skatt, bankkonto, kompetenser, de uppgifter Försäkringskassan kräver om assistenter och signaturer med BankID. Om registerutdrag antecknas att det har visats; en kopia sparas bara där lagen kräver det.
• Kunder som får assistans: namn, personnummer, beslut från Försäkringskassan och kommunen, schema, tid, journal, genomförandeplan, avvikelser och Lex Sarah-ärenden, kontaktuppgifter och dokument.
• Företrädare och anhöriga: namn, kontaktuppgifter och det ni själva gör i kundportalen, till exempel signaturer, synpunkter och önskemål.
• Alla som loggar in: inloggningar, betrodda webbläsare och telefoner, och vem som har ändrat vad (historiken).

3. Varifrån kommer uppgifterna?

Från oss som arbetsgivare och anordnare, från dig själv, från BankID när du loggar in eller signerar, och från myndigheter som vi utbyter uppgifter med, till exempel Försäkringskassan och Skatteverket.

4. Varför, och med vilken rätt?

• Assistansen: planera, utföra och dokumentera insatserna enligt LSS och socialförsäkringsbalken, och redovisa till Försäkringskassan och kommunen (avtal med kunden och rättslig förpliktelse).
• Arbetsgivarens skyldigheter: anställning, lön, skatt, arbetsgivardeklaration, pension och arbetstidslagen (anställningsavtalet och rättslig förpliktelse).
• Kvalitet och säkerhet: avvikelser, Lex Sarah, egenkontroll och säkra inloggningar (rättslig förpliktelse och berättigat intresse).
• Kommunikation: meddelanden, aviseringar och kundportalen (avtal och berättigat intresse).

5. Journal, hälsa och andra känsliga uppgifter

Journal, genomförandeplan, avvikelser och sjukfrånvaro är hälsouppgifter. Vi behandlar dem för att ge insatser enligt LSS och för våra skyldigheter som arbetsgivare (artikel 9.2 h och 9.2 b i dataskyddsförordningen). De sparas krypterade, bara den med behörighet kan läsa dem, varje läsning av journalen loggas och Tizfai Technologies ABs support läser aldrig journal, avvikelser, Lex Sarah-ärenden eller meddelanden.

Personnummer behandlas när det behövs för säker identifiering, till exempel i underlag till Försäkringskassan och Skatteverket.

6. Vem får del av uppgifterna?

• Personer hos oss som behöver uppgifterna i sitt arbete. En kund och kundens företrädare ser bara det vi öppnar i kundportalen, aldrig löner.
• Myndigheter och mottagare som vi skickar till: Försäkringskassan, Skatteverket, kommuner, banken (lönefilen), Fora eller Pensionsvalet, och Fortnox eller Kivra om vi använder dem.
• Vårt personuppgiftsbiträde Tizfai Technologies AB och dess underbiträden: Hetzner Online GmbH (servrar inom EU), Finansiell ID-Teknik BID AB (BankID), Apple och Google (aviseringar till appen, utan journal, lön eller personnummer) och OpenAI när vi läser in ett schema från ett annat system — namn och personnummer byts då mot koder innan texten lämnar servrarna.
• Myndigheter när lag kräver det.

Uppgifterna lagras och behandlas inom EU/EES. Aviseringar förmedlas av Apple och Google, och OpenAI kan behandla den kodade schematexten utanför EU/EES; det sker med de skyddsåtgärder som dataskyddsförordningen kräver. Vi säljer aldrig personuppgifter och lämnar inte ut dem för marknadsföring.

7. Appen för iPhone och Android

Appen visar samma tjänst som webben och behandlar samma uppgifter. Utöver det:

• Inloggningen på telefonen gäller 30 dagar från den senast användes. Loggar du ut glöms telefonen.
• Lås med Face ID, fingeravtryck eller telefonens kod sker helt på telefonen. Inget om ditt ansikte eller fingeravtryck lämnar den.
• Aviseringar kräver att du tillåter dem; då sparas telefonens aviseringstoken. Vad du vill få väljer du under Inställningar → Aviseringar. En avisering om ett meddelande nämner avsändaren, aldrig innehållet.
• Appen använder ingen platsinformation, inga annonser och ingen analysspårning.

8. Hur länge sparas uppgifterna?

• Lön, utbetalningar, arbetsgivardeklarationer, fakturor och kvitton: till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen).
• Journal: gallras två år efter den sista anteckningen, om vi inte måste spara den längre.
• Lex Sarah-ärenden: minst fem år efter att de avslutats.
• Redovisning till Försäkringskassan och kommunen: så länge underlagen kan begäras, och minst lika länge som bokföringen.
• Filer i papperskorgen: raderas efter 30 dagar.
• Övrigt: så länge det behövs för ändamålet, till exempel under anställningen eller uppdraget.

9. Hur skyddas uppgifterna?

All trafik är krypterad (HTTPS). Känsliga uppgifter och filer sparas krypterade och lösenord bara som hash. En ny webbläsare eller telefon bekräftas med en kod. Var och en ser bara det som behörigheten tillåter, och ändringar loggas. När Tizfai Technologies ABs support hjälper oss i tjänsten loggas det.

10. Cookies

Tjänsten använder bara nödvändiga cookies: för inloggningen, för webbläsare du har bekräftat och för dina egna val, som språk och utseende. Inga analys-, reklam- eller spårningscookies.

11. Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi behandlar om dig och få en kopia, få fel rättade, få uppgifter raderade, begränsa eller invända mot behandlingen och få ut uppgifter du själv har lämnat i ett maskinläsbart format. Rätten att få uppgifter raderade gäller inte det vi måste spara enligt lag. Hur du får ditt konto raderat står på sidan Radera konto.

Kontakta oss via Meddelanden eller Hjälp i appen. Är du missnöjd med hur uppgifterna behandlas kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

12. Ändringar och kontakt

Vi publicerar ändringar här med nytt datum och versionsnummer. Personuppgiftsansvarig: AssistFai Demoföretag AB, org.nr 552999-9053. Kontakt: via Meddelanden eller Hjälp i appen.